Ihre Papierunterlagen immer in digitaler Form griffbereit?
Die Verwaltung der Papierdokumente führt heute mehr und mehr zu unüberwindbaren Problemen innerhalb der Organisationen. Die Mehrzahl der Unternehmen ist zu oft mit der Ablage und dem Auffinden von Originaldokumenten (Eingangspost, Rechnungen, Aufträge, Lieferscheinen,...) konfrontiert.
Herausforderungen:
- Produktivitätsverlust vermeiden: 45 Minuten pro Woche und Mitarbeiter gehen heute für die Ablage und das Auffinden von Papierdokumenten verloren.
- Hohe Archivierungskosten stark reduzieren.
- Kommunikations- und Informationsverlust bedingt durch die abteilungsweise Ablage der Dokumente beheben.
Digitale Archive sind heute die effektivste Lösung, um Informationen im Netzwerk bereit zu halten. So können beispielsweise Rechnungen, Aufträge und Verträge schnell eingesehen werden.
Vorteile von gescannten Dokumenten:
- Reduzierung der Kosten für das Aufbewahren von gedruckten Vorlagen
- Zeit- und Geldeinsparung bei manuellen / papierbasierten Prozessen
- Reduktion von Zeitverlusten beim Warten auf Papierinformationen
- schnellerer und einfacherer Zugriff auf relevante Informationen
- elektronische Informationsspeicherung
- schnelle und einfache Editierung und Aktualisierung von gedruckten Vorlagen
- Informationen können schneller und kostengünstiger gemeinsam genutzt werden, mit einer besseren Kontrolle
- Multifunktionssysteme liefern Scan-Funktionen ohne zusätzliche Geräte im Netzwerk
- Dateiformate in JPEG, TIFF, PDF, durchsuchbares PDF
